Secrétaire de direction H/F

RESPONSABILITÉS :

L'Université de Reims Champagne-Ardenne recrute un.e secrétaire de direction au sein du service prévention des risques.
Mission 1 : Gestion des visites médicales des agents de l'université
Organisation et planification
• Suivre les tableaux de bord relatifs aux visites médicales des agents.
• Planifier les rendez-vous médicaux et alimenter les plannings de visites.
• Rédiger et envoyer les convocations aux agents concernés.
• Gérer les aléas de planning (annulations, reports, reprogrammations).
• Planifier la campagne de vaccination grippale
Suivi administratif
• Réceptionner et enregistrer les comptes rendus démédicalisés transmis par le service de médecine du travail.
• Mettre à jour les fiches individuelles de suivi des visites médicales.
• Contribuer à l'élaboration du rapport annuel relatif au suivi médical des agents.

Mission 2 : Secrétariat du service prévention des risques
• Assurer l'accueil téléphonique et la gestion des courriers entrants et sortants.
• Assurer le secrétariat de la F3SCT
• Réaliser le classement, l'archivage et le suivi documentaire du service.
• Concevoir et mettre à jour des tableaux de bord et outils de suivi.
• Participer à l'actualisation des pages intranet dédiées à la prévention des risques.
• Aide au suivi du budget

Mission 3 : Gestion administrative des formations sécurité des agents de l'université
• Recenser et centraliser les besoins en formations à la sécurité au sein des composantes et services.
• Organiser et suivre les sessions de formation et de recyclage obligatoires (secourisme, habilitations, etc.).
• Mettre à jour les bases de données et listes des agents formés aux différents dispositifs de sécurité.
• Veiller à la cohérence entre les formations suivies et les aptitudes médicales requises pour certaines activités.
• Élaborer et actualiser les tableaux de bord de suivi des formations.

Missions 4 : Gestion des Vérifications Générales Périodiques (VGP)
• Demande de devis
• Planification des contrôles avec les prestataires
• Réception des rapports de vérification
• Transmission des rapports aux différents services
• Tenir à jour le plan d'actions

PROFIL RECHERCHÉ :

Compétences :
· Maîtrise des outils bureautiques
· Connaissance du cadre réglementaire en santé et sécurité au travail dans la fonction publique
· Gestion administrative et suivi d'activité
· Respect des échéances réglementaires
· Gestion documentaire et archivage

Savoir-faire :
· Planifier et organiser des rendez-vous
· Rédiger des courriers administratifs et comptes rendus
· Assurer le suivi administratif de dossiers individuels
· Exploiter et analyser des données pour produire un bilan annuel
· Mettre à jour des bases de données et outils de suivi
· Gérer et actualiser des contenus sur intranet
· Coordonner différents interlocuteurs (médecine du travail, formateurs, services RH, agents)

Savoir-être :
· Rigueur et sens de l'organisation
· Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité (données médicales)
· Sens du service public
· Autonomie
· Réactivité face aux imprévus (annulations, urgences médicales)
· Capacité d'adaptation
· Esprit d'analyse et de synthèse (bilans, rapports annuels)
· Aisance relationnelle (agents, encadrants, médecins, organismes de formation)
· Sens des priorités
· Travail en équipe

Contraintes particulières :
• Gestion d'informations sensibles et confidentielles liées au suivi médical des agents, impliquant une stricte obligation de discrétion professionnelle.
• Activité impliquant de nombreux échanges avec différents interlocuteurs (services de l'université, médecine du travail, organismes de formation).
• Adaptation aux évolutions réglementaires en matière de santé, sécurité et prévention des risques au travail.

Type de recrutement
Poste de catégorie B ouvert uniquement à la mobilité interne.

Date limite de réception des candidatures : 18/04/2026