Secrétaire administrative (H/F)

Missions : Le (la) secrétaire travaille sous la responsabilité de la direction. Il/elle est un(e) interlocuteur(trice) central(e) de l'établissement, assurant à la fois l'accueil, la coordination administrative des activités et la gestion logistique (commandes et transports).

Accueil et communication
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'IME ;
- Orienter les usagers, familles, partenaires et professionnels vers les interlocuteurs adaptés ;
- Veiller à la qualité de l'accueil et à la transmission des informations ;
- Gérer le courrier (réception, traitement, diffusion, classement, archivage, numérisation).

Gestion administrative et organisation
- Assurer le suivi administratif des dossiers des usagers et des salariés ;
- Créer, mettre à jour et diffuser les outils de communication interne ;
- Planifier et organiser les réservations de salles et les réunions ;
- Participer à la circulation de l'information au sein de l'équipe pluridisciplinaire.

Coordination des activités et de la vie quotidienne
- Participer à l'organisation des activités et événements de l'établissement ;
- Recueillir et transmettre les besoins des usagers et des équipes ;
- Effectuer le suivi de l'activité de l'établissement, participer au remplissage des tableaux de données statistiques ;
- Organise et coordonne les admissions.

Gestion des commandes et de la logistique
- Assurer les commandes de repas et le lien avec la cuisine ;
- Gérer les commandes de fournitures administratives et de fonctionnement ;
- Suivre les livraisons et les stocks courants.

Organisation des transports
- Planifier et coordonner les transports des usagers (réservation des véhicules, commande des titres de transport) ;
- Assurer le lien avec les transporteurs et les équipes éducatives ;
- Adapter les plannings en fonction des besoins et des imprévus.

Participation à la vie institutionnelle
- Participer aux réunions d'équipe et aux temps de coordination ;
- Contribuer aux projets institutionnels (projet d'établissement, évaluations, démarches qualité) ;
- Participer aux actions de formation et à la dynamique de l'établissement.

Profil :
- Diplôme de niveau Bac à Bac +2 (Bac professionnel, BTS Gestion PME/PMI, BTS SAM ou équivalent) ;
- Connaissance du secteur médico-social et du public accompagné appréciée ;
- Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire ;
- Sens de l'organisation, rigueur et polyvalence ;
- Qualités relationnelles, sens de l'accueil et discrétion professionnelle ;
- Maîtrise des outils bureautiques ;
- Capacité à gérer les priorités et les imprévus ; Fiabilité, rigueur et sens de l'organisation ;
- Esprit d'équipe, esprit de service ;
- Dynamique et autonome ;

Avantages :
Travail du lundi au vendredi;
Mutuelle entreprise ;
Œuvres Sociales ;