Assistant Gestionnaire Administratif (H/F)

1. MISSION GLOBALE D'ASSISTANTE GESTIONNAIRE ADMINISTRATIVE (75%)

L'assistant administratif de l'UFA est placée sous l'autorité hiérarchique du responsable pédagogique de l'UFA représentant le CESUP du GRETA Lorraine Nord et sous l'autorité fonctionnelle du DDFPT.
Assurer le soutien administratif et le suivi opérationnel, en garantissant la gestion des échanges et des demandes des différents interlocuteurs internes et externes.
Contribuer au bon traitement des dossiers et à la fiabilité des données nécessaires au suivi et au pilotage de l'activité.

2. MISSIONS

- Assurer l'interface, avec les différents interlocuteurs (entreprises, OPCO, apprenants, partenaires pédagogiques, collaborateurs interne).
- Gérer et suivi des mails, appels téléphonique, relatifs à l'activité de l'unité.
- Recueillir et enregistrer les données et informations permettant l'enrichissement des différents outils de gestion et tableaux de bords internes.
- Gérer les demandes de promesses d'embauche

3. ACTIVITES PRINCIPALES

- Gestion et suivi des demandes d'aide au permis, d'aide aux premiers équipements, d'aide hébergement et restauration.
- Suivi des effectifs apprentis.
- Paramétrage YPAREO (création session, calendriers, mise à jour des nouvelles formations, création et mise à jour des fiches apprentis et entreprises, création et mise à jour des documents de fusion.).
- Réalisation de diverses requêtes et extractions à partir de YPAREO à la demande de la Direction ou du service Gestion.
- Gestion et suivi de différentes enquêtes (INCA, SIFA, enquête de satisfaction)
- Préparer les pour la création des lettres d'engagements, contrôler les volumes d'heures des formateurs, fournir les informations concernant le relevé des heures effectuées en vue du déclenchement des heures supplémentaires sous le contrôle du DDFPT
- Edition ponctuelle de documents divers (liste de classe, relevés de présence, relevés d'absences, bulletins scolaires, livret d'apprentissage, attestation de formation.)
- Classer et archiver les dossiers.
- Assurer le lien avec le DDFPT pour toute question pédagogique (emploi du temps, organisation, command matériel, examen.)

4. SALAIRE

Grille de rémunération du GRETA Lorraine Nord et prise en compte de l'ancienneté en fonction du ou des postes occupés.

5. CONTRAT

CDD à 75% de 1 an renouvelable jusqu'à 5 ans avant passage en CDI.